Ein gutes Projekt und das böse Erwachen
Die Messe ist gelaufen, der Messestand hat überzeugt, die Gespräche waren gut – alles scheint nach Plan verlaufen zu sein. Doch dann, oft erst Wochen später, die Überraschung: Die Abrechnung der Messelogistik fällt deutlich höher aus als erwartet. Das zuvor rund laufende Projekt bekommt plötzlich einen bitteren Nachgeschmack.
Diese Situation ist leider keine Ausnahme mehr. Sowohl Aussteller als auch Messebauer berichten zunehmend von unerwarteten Nachbelastungen, die sich nach Projektabschluss nur schwer vermitteln lassen. Dabei geht es weniger um Einzelfehler, sondern um ein strukturelles Problem: Die Kosten für Messelogistik sind in den letzten Jahren immer unkalkulierbarer geworden – und sie entziehen sich zunehmend der direkten Kontrolle der Beteiligten.
Was bedeutet Messelogistik und wer ist dafür zuständig?
Messelogistik – auch als Vor-Ort-Logistik bezeichnet – umfasst alle logistischen Dienstleistungen rund um den Auf- und Abbau auf dem Messegelände selbst. Dazu gehören:
- Entladung von Lkw
- Bereitstellung von Arbeitsgeräten wie Gabelstaplern
- Transport von Messestandteilen zum und vom Standplatz
- EinlagerungMit Einlagerung bezeichnet man die temporäre Lagerung von Materialien, Verpackungen, Messeequipment oder anderen Gegenständen, die während des Messeaufbaus, der Messe selbst oder nach deren Abbau benötigt oder nicht direkt benötigt werden. Es kann sich um Verpackungsmaterial, Ersatzteile oder zusätzliche Ausstellungstücke in der Nähe des Messestands oder um die Einlagerung von größeren Messebauteilen, Mobiliar oder Werbematerialien in einem externen Lager handeln. von VollgutAls Vollgut bezeichnet man wertvolle, noch gefüllte oder funktionsfähige Gegenstände und Geräte, die zwar nicht am Stand benötigt werden, aber während der Messe sicher gelagert werden müssen, (Werkzeuge, Leitern, Hebewerkzeuge oder Maschinen). Vollgut wird während der Messezeit von einer Spedition oder dem Messelogistiker eingelagert. In der Regel übernimmt die Messe-Logistik die Haftung während der Lagerung, da es versichert eingelagert wird. und LeergutUnter Leergut versteht man leere Verpackungen, Transporthilfen und Materialien, die nach dem Aufbau des Messestandes nicht mehr benötigt werden (z. B. leere Kisten, Paletten, Luftpolsterfolie, Verpackungsmaterial). Leergut wird während der Messezeit von einer Spedition oder dem Messelogistiker eingelagert und nach Messeschluss wieder an den Stand zurückgebracht. Es wird keine Haftung übernommen, falls es beschädigt wird oder verloren geht.
- Koordination von Anlieferzeiten (Time-Slots)
- Entsorgung
Was viele nicht wissen: Die Logistikdienstleister sind von der Messegesellschaft vorgegeben. Aussteller oder Messebauer dürfen keine anderen Dienstleister beauftragen – Drittanbieter sind nicht zugelassen.
Erfahrene Messebauer übernehmen in der Regel die gesamte Organisation und Kommunikation dieser Leistungen für Ihre Kunden. Die Abrechnung der Vor-Ort-Logistik erfolgt allerdings erst nach der Messe – teils mit mehreren Wochen Verzögerung. Eine verlässliche Vorkalkulation? Nahezu unmöglich.
Unwägbarkeiten bei der Vor-Ort-Logistik
Anlieferung
- Slotbuchung
- Wartezeiten
- Zeitfenster nicht eingehalten
Einbringung
- Staplerkosten nach Zeit
- unerfahrener Fahrer
- Verzögerung
Aufbauphase
- Leergut Zwischenlagerung
- Zusatzfahrten durch Platzmangel
Messezeit
- Kurzfristige Änderungen
- spontane Zusatzanlieferungen
Abbau
- Stapler- und Rücktransportengpässe
- doppelte Zeitkosten
Auslagerung
- Lagerkosten in Kubikmetern
- Aufrundung kleiner Volumen
O-Ton aus der Praxis: Wenn Minuten doppelt zählen
„Zehn Minuten mehr und zack … doppelte Kosten.“
Bei einem mittelgroßen Stand hatten wir für den Staplereinsatz realistischerweise je eine Stunde für Auf- und Abbau eingeplant. Doch beim Aufbau war der Fahrer unerfahren, brauchte 1:10 h – abgerechnet wurden 2 h. Beim Abbau war der Fahrer besser, aber die Gänge waren verstopft – auch hier 1:05 h – wieder volle 2 h abgerechnet.
Fazit: Obwohl wir mit Puffer kalkulierten, war die Rechnung fast doppelt so hoch. Für uns kaum nachvollziehbar – für unseren Kunden gar nicht.
— Maren Förste, Kundenbetreuung bei WUM
- Geplante Kosten 55%
- Tatsächliche Kosten 100%
Oft kein Durchkommen für Gabelstapler
Warum die Logistikkosten kaum noch kalkulierbar sind
Im Gegensatz zu anderen Messekosten wie Material und Personal, lassen sich die Ausgaben für die Messelogistik nur schwer vorab beziffern. Es fehlt an Transparenz und Verlässlichkeit.
Diese Faktoren erschweren die Kalkulation:
- Gastveranstaltungen – Wird das Gelände an externe Veranstalter vermietet, können diese höhere Tarife festlegen. Der Grund: ein Zwischenverdiener mehr.
- Abrechnung nach Zeit – Viele Leistungen (z. B. Staplertransport) werden pro angebrochener voller Stunde abgerechnet – die Arbeit von 1:05 h wird dann mit 2 h angerechnet – eine nahezu 100-prozentige Preissteigerung.
- Fachkräftemangel – Unerfahrenes Personal führt zu längeren Abläufen und höheren Kosten.
- Volumenrundung bei Einlagerung – Voll- und Leergut: wird in Volumen berechnet, (wobei die Höhe immer auf mind. 1 m³ aufgerundet wird – so wird schnell aus einer einzelnen 6 Meter Leiter, die eigentlich nur 0,3 m³ (6 x 0,5 x 0,1 m) hätte, ein Vollgut-Volumen von 6 m³ (6 x 1 x 1 m).
- Regiegebühren – Für jede beauftragte Leistung erhebt die Messe zusätzlich eine Regiegebühr – pro Vorgang.
- Wochenendzuschläge – Am Wochenende erhöhen sich die Kosten. Kurzfristige, nicht eingeplante Arbeiten, wie z. B. die Nachlieferung eines Exponates am Wochenende, führen schnell zu einer unvorhergesehenen Verteuerung.
Das Ergebnis: Selbst bei guter Planung und erfahrenem Messebauer sind Abweichungen, die mehr als das Doppelte betragen können, keine Seltenheit mehr.
O-Ton aus der Praxis: Das Problem der Volumenrechnung
„Vom Stapel zum Fass ohne Boden.“
Wir hatten die Lagerkosten bei einer Gastveranstaltung auf einem renommierten Messeplatz konservativ kalkuliert. Doch der externe Veranstalter erhob eigene Tarife – fast dreimal so hoch wie erwartet.
Dazu kam: Jeder noch so kleine Posten (wir hatten mehrere Dinge, die extra gepackt werden mussten) wurde auf 1 m³ aufgerundet. Aus 0,2 m³ wurden 1 m³ – und das 5-mal. Am Ende standen 8 m³ auf der Rechnung – obwohl real nur knapp 3 m³ eingelagert wurden. Wer erklärt sowas seinen Kunden?
— Marcel Maier, Betriebsleiter bei WUM
- Geplante Kosten 38%
- Tatsächliche Kosten 100%
Volumenrundung bei Einlagerung führt schnell zu Mehrkosten
Drei Abrechnungsmodelle für maximale Transparenz
Weil sich die Situation nicht verbessern lässt, suchen besonders Messebauer nach optimaleren Lösungen für Ihre Aussteller und deren Budgets.
WUM bietet seinen Kunden zum Beispiel drei transparente Modelle für den Umgang mit der unkalkulierbaren Vor-Ort-Logistik:
Drei WUM Abrechnungsmodelle:
- Direktabrechnung über den Logistikpartner
Die Beauftragung erfolgt durch WUM mit Vollmacht – die Rechnung geht direkt an den Aussteller. - Abrechnung über WUM mit Handling-FeeUnter Handling-Fees (auch Handling-Pauschale, Handling-Gebühr, Handling-Charge oder schlicht Bearbeitungsgebühr) beinhalten in der Regel den Koordinations-, Bearbeitungs- und Beratungsaufwand des Dienstleisters.
WUM bezahlt den Dienstleister und stellt dem Kunden/Aussteller die Kosten mit 15 % Handling-Aufschlag in Rechnung. Inklusive Rechnungskontrolle und Aufwandsnachweis. - All-Inclusive-Modell mit Sicherheitszuschlag
Die Kalkulation erfolgt auf Basis der Erfahrungswerte, insbesondere des letzten Jahres. Zum errechneten Mittelwert kommt ein Sicherheitsaufschlag. Damit bleibt der vereinbarte Pauschalpreis verbindlich – egal, was passiert. Ideal für Aussteller mit fixem Budgetrahmen.
Welches Modell passt zu welchem Kunden?
| Modell | Transparenz | Planbarkeit der Kosten | Risiko zur Kostensteigerung | Empfohlen für … |
|---|---|---|---|---|
| Direkte Abrechnung mit Vollmacht | Hoch | Gering | Hoch | Kunden mit Erfahrung, die selbstständig mit allen Lieferanten abrechnen möchten |
| Abrechnung über WUM mit Handling-Fee | Hoch | Gering | Hoch | Kunden, die Service und Kontrolle schätzen |
| All-Inclusive-Modell | Eingeschränkt | Hoch | Kein Risiko | Kunden mit fixem Budgetrahmen, die eine 100-prozentige Prognosefähigkeit des Budgets brauchen |
Was Messebauer tun können – und was nicht
Messebauunternehmen wie WUM verfügen über umfangreiche Erfahrung in Planung und Durchführung. Sie bieten transparente Beratung, unterstützen bei der Logistikorganisation und prüfen Rechnungen auf Plausibilität.
Worauf sich Kunden bei WUM verlassen können:
- RFrühzeitige Aufklärung
- RBestmögliche Planung und effiziente Verpackung
- RTransparente Abrechnungsmodelle
- RUnterstützung bei der Rechnungsprüfung
Dennoch gilt:
- ODie Wahl des Logistikpartners liegt bei der Messegesellschaft
- OEinfluss auf operative Abwicklung und Abrechnung ist begrenzt
Fazit: Frühzeitiges Handeln schützt vor Überraschungen
Die Vor-Ort-Logistik bleibt ein Unsicherheitsfaktor in der Messeplanung – und betrifft Aussteller wie Messebauer gleichermaßen. Wer das Thema frühzeitig adressiert, hat bessere Chancen, Budgetabweichungen zu vermeiden.
Fünf-Punkte-Plan für Aussteller:
- Vor-Ort-Logistik mitdenken!
Berücksichtigen Sie unerwartete Zusatzkosten – und planen Sie diese in Ihr Messebudget ein. - Frühzeitig besprechen!
Sprechen Sie mit ihrem Messebauer über die geplante Logistik. - Modell wählen!
Entscheiden Sie, welches Abrechnungsmodell am besten zu Ihrem Projekt passt. - Spontane Extras minimieren!
Kurzfristige Sonderwünsche können im ungünstigsten Fall höhere Kosten verursachen.
(Beispiel: Ein Exponat soll kurzfristig noch auf die Messe – die Anlieferung kann leider nur am Wochenende stattfinden. Das bedeutet, dass neben den „normalen“ Zusatzkosten sofort durch Wochenendzuschlag bei Arbeitszeiten, Einlagerung, Staplermiete etc. höhere Posten entstehen. Hier können sich die Kosten schnell vervielfachen.) - Messebauer mit einbinden!
Lassen Sie Ihren Messebauer die Rechnungen prüfen – er hat die nötige Erfahrung.
Die Logistik ist ein fester Bestandteil jeder Messe, doch die intransparente Vor-Ort-Logistik kann zum Budgetsprenger werden. Ein offenes Gespräch und eine vorausschauende Planung vor der Veranstaltung ist der beste Weg, um nach der Messe nicht in Erklärungsnot zu geraten.
Sprechen Sie rechtzeitig mit Ihrem Messebauer – damit Ihre Messe nicht nur visuell, sondern auch finanziell ein Erfolg bleibt.
