Steigende Kosten mit massiven Auswirkungen auf die Messewirtschaft

Das R.I.F.E.L. (Research Institute for Exhibition and Live-Communication) hat im Auftrag des fwd: Bundesvereinigung Veranstaltungswirtschaft e.V. eine Studie zur Kostenentwicklung in der Event- und Messebranche durchgeführt.
Hierbei wurden vergleichbare Liveformate aus den Jahren 2019 und 2022 kalkuliert und die Ergebnisse gemittelt, um Durchschnittswerte zu erhalten.

Eventbranche stark von Teuerungen belastet

Die Studie kommt zu der Erkenntnis, dass die Veranstaltungswirtschaft überproportional von der derzeit überall spürbaren Kostensteigerung betroffen ist. Die Teuerung für ein Event liegt bei durchschnittlich 45 %, teilweise fallen für eine Veranstaltung bis zu 58 % Mehrkosten im Vergleich zu 2019 an.

Kostensteigerung für Messestände

Bei Messeständen ergeben sich beispielsweise folgende Teuerungen:
Für einen systembasierten Messestand müssen Aussteller in diesem Jahr im Durchschnitt 34 % mehr zahlen. Bei den Personalkosten gibt es einen Zuwachs von ca. 50 %, die Materialbeschaffung verteuert sich um etwa 20 % und der Transport schlägt mit ca. 25 % mehr zu Buche.
Für einen individuell geplanten Stand kommt es zu Preissteigerungen von 35 % beim Personal, 35 % für Material und 30 % für den Transport.

Gründe für die Kostenentwicklung im Messebau

Neben den allgemein bekannten Preissteigerungen für Rohstoffe sind noch andere Faktoren für die großen Kostensprünge in der Veranstaltungswirtschaft und hier insbesondere in der Messebranche verantwortlich:

Verstärkte Nachfrage

Nachdem in den letzten beiden Jahren pandemiebedingt kaum Veranstaltungen stattfinden konnten, ist der Bedarf an Live-Events so groß wie nie. Hat die Umstellung auf digitale Formate in Corona-Zeiten dabei geholfen, bestehende Beziehungen aufrecht zu halten, sollen jetzt wieder neue Kontakte im „echten“ Leben geknüpft werden.
Allein im Sommer 2022 finden doppelt so viele Messen statt wie im vergleichbaren Zeitraum 2019.
Die hohe Nachfrage ist für die Unternehmen der Veranstaltungswirtschaft erst einmal eine gute Nachricht, die Auftragsbücher sind endlich wieder gut gefüllt. Die Umsetzung der vielen Projekte wird aber durch die nachfolgenden Probleme erschwert.

Verkürztes Veranstaltungsjahr

Durch die anhaltende Corona-Pandemie und damit einhergehende mögliche Beschränkungen planen Veranstalter ihre Termine derzeit hauptsächlich von April bis Oktober, so dass sich das Veranstaltungsjahr effektiv von 12 auf 8 Monate verkürzt.
Bei gleichbleibender bzw. sogar steigender Anzahl der Events führt das zu vielen parallel laufenden Messen, was sowohl für Aussteller, Teilnehmer und ausführende Dienstleister enormen Termindruck bedeutet und insbesondere durch vermehrten Personal- und Transportaufwand für Kostensteigerungen sorgt.

Gesunkene Anzahl an Unternehmen in der Eventbranche

Das für den Großteil der letzten zwei Jahre geltende Veranstaltungsverbot hat zu Umsatzrückgängen von knapp 70 % bei den Unternehmen der Eventbranche geführt. Gepaart mit dem Abwandern des Personals in andere Wirtschaftszweige hat dieser Verlust zu vielen Geschäftsaufgaben geführt.
Die ausgedünnte Firmenlandschaft sorgt dafür, dass die Nachfrage nun durch die verbliebenen Unternehmen gestemmt werden muss. Dies führt bei diesen Anbietern zu zusätzlichem Bedarf in den Bereichen Personal, Material und Logistik.

Personalschwund in der Veranstaltungswirtschaft

Die ungewisse wirtschaftliche Perspektive durch die Pandemie hat viele Mitarbeiter zu einer beruflichen Umorientierung bewogen. Man geht von einem Verlust von 54,5 % des Personals aus.
Dieses Personal fehlt den Unternehmen nun bei der Umsetzung der Projekte. Schon das gewohnte Arbeitspensum ist für viele Anbieter derzeit kaum mit eigenem Personal zu stemmen, durch die oben thematisierte erhöhte Nachfrage müssen die Firmen noch verstärkter auf Partner und Fremdpersonal zurückgreifen. Hier sind die Kapazitäten aber natürlich auch viel zu gering für den vorhandenen Bedarf. So liegt die Vorausplanungsfrist für Montagepersonal für Messestände bei über 60 Tagen.
Finden Unternehmen dann passende Unterstützung, müssen sie weitaus höhere Preise als vor der Pandemie zahlen. Es besteht teilweise ein regelrechter Preiskampf um die verbliebenen Arbeitskräfte.

Lieferengpässe

Die Materialpreise werden nicht nur durch die steigenden Rohstoffkosten nach oben getrieben. Auch vorherrschende Lieferketten-Störungen sorgen für Probleme.
Unternehmen müssen für Baumaterialien, Technik und Möbel wesentlich längere Lieferzeiten einplanen als noch 2019. Da gleichzeitig die Kunden derzeit oft sehr kurzfristig Aufträge erteilen, müssen teils kostenintensivere Lösungen gefunden werden, um Projekte realisieren zu können.

Neue Hygieneanforderungen

Die zur Pandemiebekämpfung eingeführten Hygieneregelungen sorgen für einen weiteren Kostenaufwand auf Veranstaltungen. Die Erstellung von Hygiene-Konzepten ist ebenso erforderlich wie Maßnahmen zur Einhaltung von Mindestabständen. Hinzu kommen Material- und Personalkosten für die Reinigung und Desinfektion von Flächen und Händen sowie passende Abläufe für Datenerfassung, Einlasskontrollen etc.

Neue Anforderungen an Agenturen und Messebauer

Nachhaltigkeit und Digitalisierung sind die wohl drängendsten Themen unserer Zeit. Gerade Nachhaltigkeit wird dabei immer mehr zum festen Bestandteil eines Veranstaltungskonzeptes.
Um Kundenansprüchen gerecht zu werden, lassen sich viele Agenturen und Messebauer in puncto Nachhaltigkeit, Sicherheit und Qualität zertifizieren. Darüber hinaus schulen sie ihre Mitarbeiter hinsichtlich der neuen Anforderungen und investieren in neue Technologien.
Um diese Investments wieder zu erwirtschaften, müssen die Anbieter diese Kosten in ihre Verrechnungssätze mit einkalkulieren.

Konsequenzen aus den Preissteigerungen

Direktvergabe der Aufträge

Bei der Auswahl ihrer Dienstleister im Event- und Messebereich kommen viele Unternehmen derzeit ab von den sonst oft üblichen Pitches. Stattdessen vergeben sie ihre Aufträge direkt an den Anbieter ihres Vertrauens.
Um sich dabei bestmögliche Konditionen zu sichern, schließen viele Kunden aktuell längerfristige Rahmenverträge über beispielsweise fünf Jahre ab. Diese bieten Planungssicherheit für beide Parteien. Auf Dienstleisterseite können so Probleme wie fehlendes Personal oder Material vermieden werden.

Nachhaltigere Messeauftritte

Neben dem ökologischen Nutzen sollten Aussteller auch aus ökonomischer Sicht auf nachhaltige Messeauftritte mit wiederverwendbaren Standelementen und Materialien setzen. Durch den mehrfachen Einsatz von Ressourcen und die daraus resultierende Unabhängigkeit von eventuellen weiteren Preissteigerungen erzielen sie Kostenersparnisse bei zukünftigen Veranstaltungen.

Einplanen der längeren Planungsfristen

Durch die derzeit teilweise sehr kurzfristige Beauftragung von Messeständen müssen die Dienstleister schnelle Lösungen für Engpässe bei Material und Personal finden. Dies sorgt entsprechend für enorme Kostensteigerungen. Eine längerfristigere Planung bzw. frühzeitige Auftragsvergabe von Seiten der Aussteller sorgt beim Messebauer für genügend Vorlaufzeit, um alle Ressourcen zeitgerecht und so günstig wie möglich zu beschaffen.

Auswirkungen der Teuerungen auf WUM Brand Spaces

Auch wir bei WUM Brand Spaces sehen uns derzeit mit knappen Verfügbarkeiten und hohen Material-, Transport- und Personalkosten konfrontiert, die sich nicht mehr mit Einsparungen und internen Optimierungen auffangen lassen, so dass wir sie entsprechend in unsere Angebote mit einfließen lassen müssen.
Ziel hierbei ist es, unseren Kunden weiterhin als starker Partner zur Seite zu stehen, den gewohnten hohen Qualitätsstandard zu bieten und unseren Mitarbeitern das stabile Arbeitsumfeld zu erhalten.
Nach vielen Jahren Preisstabilität sind wir damit einhergehend gezwungen, unsere Stundensätze im Dienstleistungsbereich anzuheben. Diese Erhöhung macht in der Gesamtsumme der vom Markt getriebenen Preissteigerungen jedoch nur einen geringen Prozentsatz aus.
Wir hoffen, dass sich die Kostenentwicklung bald stabilisiert, und bedanken uns bis dahin für das entgegengebrachte Verständnis unserer Kunden!

Für nähere Informationen zu unseren Leistungen und Preise stehen Ihnen die Kollegen aus Kundenbetreuung und Akquise gerne zur Verfügung.

Alle Ergebnisse der R.I.F.E.L.-Studie können Sie hier nachlesen.

Hier nochmal eine kurze Zusammenfassung und Fakten:

Was sind die wichtigsten Erkenntnisse zur Preisentwicklung von 2019 bis 2022?
  • Unter dem Strich verzeichnet die Branche 68,4 % Umsatzrückgang im Jahr 2022.
  • Es gibt deutlich weniger Fachkräfte als 2019, der Mitarbeiterschwund liegt bei 54,5 %.
  • Bei Events mit bis zu 250 Personen ergibt sich beispielsweise eine Teuerung um 58 %.
  • Events mit bis zu 600 Personen erleben 55 % Preisanstieg im Vergleich zu 2019.
  • Veranstaltungen mit 1.500 Personen sind 46 % teurer.
Die Gründe für Kostensteigerungen? Sind mehrdimensional
  • Die Nachfrage nach Live-Messen und Events steigt aktuell stark. Insbesondere, um nach dem Pandemiestillstand neue Kundenbeziehungen aufzubauen. Dies zeigt auch der R.I.F.E.L.-Auslastungsindex.
  • Das Live-Eventjahr reduziert sich von 12 auf 6-9 Monate. Denn Veranstaltungsrestriktionen für den kommenden Winter werden erneut erwartet.
  • Die anziehende Nachfrage trifft auf nur noch wenige Anbieter und geringere Marktkapazitäten.
  • Es gibt eine massive Kostensteigerung von den Rohstoffen bis zu den Transportkosten.
  • Die Personaleinsatzkosten haben sich immens erhöht, weil der Fachkräftemangel einen extremen Engpass geschaffen hat.
  • Hygieneanforderungen führen weiterhin zu höheren Kosten.
Was sind die Folgen der Kostensteigerungen?
  • Auftraggebende Unternehmen müssen auch zukünftig von weiteren Kostensteigerungen ausgehen.
  • Live-Veranstaltungen werden gezielter eingesetzt. Immerhin müssen sie mit großzügigeren Budgets ausgestattet werden.
  • Nachhaltigkeit und Hygiene werden zu einem festen Bestandteil aller Messe- und Eventkonzepte.
  • Die Auslastung der Zulieferer steigert Vorlaufzeiten und Bestellfristen.
  • Abschließend haben auch Baumaterialien, AV-Technik und Mietmöbel deutlich längere Lieferzeiten als 2019.

 

Copyright Bild: wutzkohphoto/Shutterstock

 

 

 



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