Tipps zur Budgetplanung für Messeauftritte in 2023

Für viele Unternehmen steht bald die Budgetplanung für 2023 an. In Kundengesprächen werden wir bei WUM Brand Spaces derzeit des Öfteren um eine Kostenvorschau fürs kommende Jahr gebeten. Schon in unserem Beitrag zur Kostenentwicklung innerhalb der Messebranche haben wir auf Risiken und drohende Entwicklungen im Markt hingewiesen. Hier folgen nun unsere Einschätzungen und Ratschläge für die Budgetplanung 2023.

 

Wie entwickeln sich die Preise?

Die aktuelle Inflation, Kostenexplosion sowie gesamtpolitische und -wirtschaftliche Lage verunsichert auch uns bei WUM Brand Spaces. Dennoch hoffen wir, dass wir unsere Preise bis Ende 2023 stabil halten können. Wie sich aber die Kosten für Transporte, Montagen und Rohstoffe entwickeln, ist aktuell nicht vorauszusehen und liegt außerhalb unseres direkten Einflussbereichs.

Die Rahmenbedingungen des Marktes wie Inflation, Gasproblematik und Energiekosten, Ukraine-Krieg, Personalknappheit, gestiegene und teils noch steigende Rohstoffpreise haben sehr viel Dynamik und Unberechenbarkeit in die Preisentwicklung gebracht.

Wir könnten heute keine verbindlichen Gesamtbudgets für Projekte und Messestände im Jahr 2023 machen. Stattdessen müssten wir uns immer vorbehalten, die Preise anzupassen, falls sich die Marktsituation signifikant ändern sollten. Das gilt sowohl für steigende als auch für sinkende Kosten.

 

Bauen Sie Spielräume in Ihr Budget ein!

Für Budget- und Projektplanungen können wir daher zurzeit seriös nur eine unverbindliche Empfehlung aussprechen, bzw. sagen, womit wir rechnen und was wir selbst tun (würden).

Basierend auf Budgets und Kosten für Vergleichsprojekte im Jahr 2022 würden wir von WUM Brand Spaces Stand heute (August 2022) empfehlen, einen Sicherheitspuffer von 10 – 15 % einzuplanen. Gibt es keine Referenz-Projekte im Jahr 2022, die zugrunde gelegt werden können, müssen Vergleiche aus 2019 herhalten. In dem Fall würden wir sogar einen Sicherheitspuffer von 40 – 50 % empfehlen.

Ob es dann tatsächlich so weit kommt, ist momentan nicht vorhersehbar. Beide Richtungen sind denkbar: Sowohl leicht sinkende und sich stabilisierende Preise als auch Steigerungen, die über unsere Einschätzung hinaus gehen.

 

Planen Sie Ihre Messeauftritte rechtzeitig!

Zur Eindämmung der Risiken bzw. um den Korridor der möglichen Preisschwankungen zu verringern, können wir nur empfehlen, so früh wie möglich die Planung für das kommende Jahr zu starten und möglichst viele Kostenblöcke frühzeitig festzuzurren. Dazu zählen neben Materialkosten auch Personalkosten im Montagebereich und Konstruktions-Materialien wie z.B. Doppelstock und Unterkonstruktionen.

Wir wollen und müssen frühzeitig mit jedem Kunden darüber sprechen, wie man gemeinsam die Kostensteigerungen im Zaum halten und die Standbaubudgets entlasten kann.

 

Beachten Sie Angebotsgültigkeiten!

Bis 2020, also bevor Corona und alles andere Markt und Struktur durcheinandergewirbelt haben, waren Angebotsgültigkeiten freundlich gemeinte Hinweise, in welchem Zeitraum wir uns über eine Auftragserteilung freuen würden. Sie waren fester Bestandteil jeden Angebots. Man konnte aber sicher sein, dass Preise auch Monate nach Ablauf der Gültigkeit unverändert Bestand hatten. WUM Brand Spaces hat nie Aufträge abgelehnt, nur weil die Angebotsgültigkeit überschritten war.

Dieses Jahr ist dies bereits einige Male passiert. Nicht weil wir die Projekte nicht mehr wollten, sondern weil wir sie nicht mehr umsetzen konnten. Materialien oder Personal waren nicht mehr verfügbar, oder die Preise dafür waren in Höhen geschnellt, die nicht mehr zu rechtfertigen waren.

Natürlich wissen wir, dass auch auf Kundenseite Prozesse eingehalten werden müssen und Entscheidungen ihre Zeit brauchen. Hier müssen Kunden und Anbieter gemeinsam und im Dialog Lösungen finden, um Kapazitäten und Preise zu sichern, ohne das letzte Detail im Auftrag bereits geklärt zu haben.

 

Sie starten mit der Budgetplanung für Messeauftritte 2023 und sind unsicher, welche Kosten Sie einplanen sollten?

Ihre Ansprechpartner bei WUM Brand Spaces helfen Ihnen gerne weiter.

 

Beitragsbild: © 3rdtimeluckystudio/Shutterstock

Über die Autorin / Über den Autor

Geschäftsführer at WUM Brand Spaces GmbH & Co. KG


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