In den vergangenen Monaten haben wir mit unseren Kunden immer wieder über die Logistikleistungen und die damit zusammenhängenden Kosten am Messe- und Veranstaltungsort gesprochen. Im Fokus stehen hier primär die Kosten für Stapler, Leer- und Vollguteinlagerung, Hubgeräte, etc. (auch als „Messelogistik“ bezeichnet). Diese können ausschließlich bei den Vertragspartnern der Messe- und Veranstaltungsgesellschaften beauftragt werden. Die Abrechnungen wiederum erfolgen teilweise sehr intransparent und spät.
Schwierige Kosten-Planung
Grund für die Kundengespräche waren die steigenden Kosten und die immer schwierigere Planung und Vorkalkulation dieser Kosten. Da auch wir von WUM Brand Spaces als regelmäßig kaufende Kunden der Dienstleister vor Ort keine verbindlichen Angebote mehr bekommen, müssen wir mehr und mehr nach Aufwand abrechnen.
Da wir dieses Risiko nicht tragen können, müssen wir bei der Angebotserstellung inzwischen immer mehr vom Worst-Case ausgehen. Im schlechtesten Fall müssen wir nachträglich Zusatzkosten abrechnen. Im besten Fall, wenn wir bei den Kosten zu hoch geplant haben, erstellen wir Gutschriften.
Kosten-Transparenz schaffen
Insbesondere in Gesprächen mit Neukunden stellen wir zudem fest, dass WUM zu den ganz wenigen Unternehmen zählt, die die Kosten für Messelogistik separat und transparent ausweisen. Häufig sind diese gar nicht Bestandteil in Angeboten, sondern werden nur als Zusatzkosten oder direkte Messekosten in den Angebotsbedingungen erwähnt. Dies entwickelt sich für uns beim Kostenvergleich zu einem nennenswerten Wettbewerbsnachteil.
Im Ergebnis haben wir uns daher dazu entschlossen, unseren Kunden zukünftig zwei Alternativen für die Abrechnung der Messelogistik anzubieten:
- über den Messedienstleister direkt
- über WUM, transparent mit 15% Handlingfee
Abrechnung über den Messedienstleister direkt
Hierzu wird WUM von den Kunden bevollmächtigt, in ihrem Namen und auf ihre Rechnung den benannten Messedienstleister zu beauftragen. WUM organisiert und stimmt anschließend die Themen und Tätigkeiten mit dem Dienstleister ab und gibt, mit Vorlage der Vollmacht, die Kundenadresse als Rechnungsempfänger an. Die Abrechnung erfolgt anschließend direkt an den Kunden. Selbstverständlich können wir, sofern gewünscht, die Rechnungen prüfen und Änderungsbedarf identifizieren.
Abrechnung über WUM, transparent mit 15% Handlingfee
Hier bleibt für unsere Kunden alles beim Alten außer der Tatsache, dass die Messelogistik nicht mehr detailliert vorkalkuliert ist, sondern im Nachgang mit 15% Aufschlag abgerechnet wird, bei Bedarf gegen Vorlage der Originalrechnungen des Dienstleisters.
Konsequenz für Angebote und Aufträge
Die Kosten sind zukünftig nicht mehr Bestandteil unserer Leistungen bzw. unserer Angebote. An der Stelle, an der wir in unseren Angeboten bislang die Messelogistik ausgewiesen haben, befindet sich dann ein Hinweis darauf, dass die besagten Kosten im Nachgang nach Aufwand durch WUM oder den Messedienstleister (je nach Kundenwunsch) abgerechnet werden.
Gerne stimmen wir uns mit Ihnen vorher über zu erwartenden Kosten ab, bzw. zu Beträgen, die wir an Ihrer Stelle einplanen würden. Aber wir können zurzeit keine Gewähr mehr dafür übernehmen. Gerne unterstützen wir im Nachgang bei der Rechnungskontrolle und gegebenenfalls auch bei der Abstimmung mit den Dienstleistern!
Wir hoffen darauf, mit dieser Vorgehensweise diesem Thema gerecht zu werden und der Herausforderung mit Transparenz und Verlässlichkeit zu begegnen. Unser Ziel ist es, die Kosten zu decken sowie Intransparenz und unnötige Diskussionen die Kosten nicht weiter in die Höhe steigen zu lassen. WUM Kunden sollen transparent sehen, welche Kosten an welcher Stelle entstehen.
Sie haben Fragen zur Planung der Kosten für die Messelogistik? Ihre gewohnten Ansprechpartner stehen Ihnen jederzeit für ein Gespräch zur Verfügung.
