Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Das zeigt sich auch bei Messeteilnahmen. Viele Aussteller haben seit Jahren ihren angestammten Platz auf der Messe, umgeben von denselben Standnachbarn. Schon der Wechsel der Standfläche innerhalb einer Messehalle oder innerhalb eines Messegeländes kann eine völlige Neuplanung des Messeauftritts erfordern. Kommt es aber gar zum Standortwechsel einer Messe, bedeutet dies nicht nur für die Veranstalter, sondern auch für Sie als Aussteller eine enorme Umstellung und eine umfangreiche Vorplanung der kommenden Messeteilnahme.
Wir von WUM Brand Spaces möchten daher Ihnen als Aussteller einen kleinen Leitfaden liefern, der Ihnen dabei helfen soll, den Standortwechsel einer Messe reibungslos mitzutragen.
1) Businessumfeld
Ein Standortwechsel bedeutet für Sie als Aussteller eine Neubewertung der idealen Standposition. Gewohnte Hallenstrukturen und Standumgebungen werden aufgelöst und neu geplant.
Bei der Planung Ihrer neuen Standposition helfen Ihnen folgende Überlegungen: Hat der Standortwechsel Auswirkungen auf die Ausstellerstruktur? Gibt es bereits einen Überblick, welche Unternehmen an der Messe teilnehmen? Welche Wettbewerber oder Partnerunternehmen müssen Sie bei der Wahl der neuen Standfläche berücksichtigen? Gibt es Marktbegleiter, die der Messe als Aussteller fernbleiben? Verändern sich die Flächenbelegungen der Marktbegleiter (größere oder kleinere Standflächen, evtl. Gemeinschaftsständen von großen Ausstellern, Land, Bund oder Forschungseinrichtungen zusammen)? Welche Nachhaltigkeitsstrategie verfolgt das neue Messegelände (Kompensation, grüner Strom etc.) und welche Maßnahmen werden darüber hinaus vom Veranstalter getroffen?
Informieren Sie sich über alle für Sie wichtigen Aspekte, um daraufhin eine Entscheidung über die erfolgversprechendste Lage und Größe Ihrer Standfläche zu treffen. Bei der Einschätzung der Ausstellerstruktur kann Ihnen beispielsweise die Bewertung der Messe durch die FKM (Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen) helfen. https://www.fkm.de/
2) Infrastruktur
Wechselt eine Messe an einen neuen Standort, sind Sie als Aussteller mit einer völlig anderen Infrastruktur konfrontiert und starten mit der Planung praktisch bei Null. Neben allgemeinen Regularien wie Auf- und Abbauzeiten sowie angepassten Hygienevorschriften sollten Sie daher folgende Parameter berücksichtigen:
2.1) Messegelände/ Halle
Wo liegt die gewählte Halle auf dem Messegelände? Können Sie mit einer hohen Besucherfrequenz rechnen, da sich die Haupteingänge des Geländes in der Nähe befinden? An welcher Position liegt die bevorzugte Standfläche innerhalb der Halle? Wo befinden sich die Hallenein- und -ausgänge, die Infopoints und die Waschräume? Welche Laufrichtung der Besucher ist zu erwarten? Wo befinden sich die Standflächen Ihrer Marktbegleiter?
Gibt es natürlichen Lichteinfall, der evtl. Einfluss auf den Einsatz von Medien, die Auswahl von Standbaumaterial, das Grafik- und Farbkonzept Ihres Standes haben kann? Werden Besprechungsräume außerhalb Ihres Messestandes, aber innerhalb Ihrer Messehalle angeboten?
Wo befinden sich die Zuwege für die Anlieferung von Ausstellungsgütern, Exponaten und Standbaumaterial, wo können Voll- und Leergut eingelagert werden und welchen Einfluss hat dies auf die Transport- und Lagerlogistik?
2.2) Standfläche
Befinden sich Hallensäulen auf der Standfläche? Dienen diese Säulen evtl. als Hallenbeschilderung (z.B. Leuchtwürfel in der Messe Nürnberg)? Welche Bauhöhe hat die Halle? Gibt es eine Empore über der Fläche zu berücksichtigen (kommt z.B. auf der Landesmesse Stuttgart vor)? Wo sind die Anschlusspunkte für Strom, Wasser, etc. positioniert und wo befinden sich die Abhängepunkte? Die zu erwartende Qualität eines Internetzugangs muss bei Bedarf ebenso berücksichtigt werden.
Zudem ist es für Sie natürlich wichtig, einen guten Überblick über die Kosten für den Messestand und die Nebenkosten zu haben (Flächenmiete, Dienstleistungen, Abhängungen, Wasser/ Strom/ Druckluft/ WLAN, Einlagerung von Voll- und Leergut, Logistikkosten wie Staplermiete etc.).
2.3) Anreise & Unterbringung (Standpersonal und Kunden)
Welche Unterbringungsmöglichkeiten in Hotels gibt es, welche Restaurants liegen in der Nähe? Welche Anfahrtszeiten sind einzuplanen? Wie ist das Messegelände ans Autobahnnetz angebunden, welche Auswirkungen hat dies auf die Anfahrt Ihrer Kunden und die An- und Abreise des Standpersonals während der Messelaufzeit? Selbige Überlegungen gelten für die Anreise per Flugzeug oder ÖPNV. Welche Kosten müssen Sie für die Unterbringung und Anreise Ihrer Mitarbeiter einplanen?
2.4) Marketingangebote
Welche Online-Marketing-Maßnahmen bieten das Messegelände und (bei Fremdveranstaltungen) der Veranstalter an? (Portale, Werbung, Match-Making etc.) Mit welchen Kosten müssen Sie rechnen? Welche Werbeflächen können möglicherweise auf dem Messegelände genutzt werden und wieviel kosten diese?
3) Konzept
Ein Standortwechsel kann von Messeveranstaltern zum Anlass genommen werden, die Ausrichtung der Veranstaltung zu verändern.
In diesem Fall macht es Sinn, dass Sie als Aussteller Ihr bisheriges Standkonzept hinsichtlich der neuen Gegebenheiten prüfen. Hat die veränderte Ausrichtung Auswirkungen auf die Aussteller- und Besucherstruktur? Möchten Sie darüberhinaus Ihre Messepräsenz angesichts der Neuerungen im erprobten Stil fortführen oder haben Sie evtl. neue Wünsche?
Prüfen Sie frühzeitig die veränderten Rahmenbedingungen der Messe und überlegen Sie sich, welche Produkte Sie auf der Messe vorstellen möchten und in welcher Form diese präsentiert werden sollen. Hierbei sollten Sie nicht nur die Exponatsgestaltung berücksichtigen, sondern auch schon frühzeitig überlegen, ob eventuell digitaler Content produziert werden soll, für den eine entsprechende Vorlaufzeit eingeplant werden muss. Prüfen Sie auch, welche Marketingmaßnahmen sinnvoll sind, um Ihre Messeteilnahme zu bewerben, und berücksichtigen Sie sie rechtzeitig im Budget.
Für frische Ideen für die Präsenz am neuen Messestandort kann es außerdem hilfreich sein, den Dienstleister Ihres Vertrauens mit in die Planung einzubeziehen.
4) Dienstleister
Profitieren Sie von den Erfahrungen der Dienstleister, die in Ihren Messeauftritt involviert sind! Messebauer, Technikdienstleister, Agenturen etc. sind in der Regel gut informiert über die Besonderheiten der einzelnen Messegelände und können Ihnen bei der Planung des Messestandes am neuen Standort hilfreiche Tipps geben.
Auch bei der Erarbeitung eines neuen Konzeptes können Dienstleister Sie unterstützen. Wichtig hierfür ist eine frühe Einbeziehung der Ansprechpartner, um bestmöglich von der Expertise des Anbieters zu profitieren. Ein weiteres nicht zu unterschätzendes Argument für eine frühe Beauftragung Ihrer Dienstleister ist die Kostenersparnis. Kurzfristig erteilte Aufträge sind auf Anbieterseite mit erhöhtem Arbeitsaufwand und höheren Materialkosten verbunden. Längere Vorlaufzeiten in der Ausschreibung ermöglichen es den Anbietern hingegen, die Preisstruktur Ihren Bedürfnissen als Aussteller anzupassen.
Sollten Sie außerdem schon länger darüber nachdenken, die Zusammenarbeit mit Ihrem bisherigen Dienstleister zu beenden, ist ein Standortwechsel eine ideale Gelegenheit, um einen Neustart zu wagen. Bei der Auswahl eines neuen Anbieters können beispielsweise Faktoren wie Standortnähe, Erfahrung mit dem Messegelände, Kosten, nachhaltige Arbeitsweise etc. eine Rolle spielen.
5) Budget
Die mit dem Standortwechsel einer Messe verbundenen Veränderungen in der Infrastruktur, des Konzepts und evtl. der Dienstleister hat entsprechend Auswirkungen auf die Budgetplanung Ihrer Messeteilnahme. Legen Sie also Ihr Gesamtbudget fest und prüfen dann, inwieweit sich die Fixkosten (Miete und Nebenkosten) für den Messestand auf dem neuen Gelände vom vorherigen Standort unterscheiden. Dadurch haben Sie einen Überblick, wieviel Budget Sie für die Gestaltung des Standes, Unterkunft und Anreise Ihres Teams, zusätzliches Personal etc. zur Verfügung haben und können dies entsprechend umverteilen. Gerade die Übernachtungskosten können je nach Region stark variieren, so dass Sie sich rechtzeitig über die Möglichkeiten informieren sollten.
Eine frühzeitige Planung ist generell der größte Einsparungsfaktor bei der Messevorbereitung. Je früher Sie den Messestand und die Dienstleister, die Hotels und die Reisearrangements etc. buchen, desto bessere Preise werden Sie für die Einzelposten erhalten. Schließlich werden auch interne Kosten minimiert, wenn Ihr Team frühzeitig in die Messevorbereitung einsteigt und nicht erst kurz vor Messestart ein erhöhtes Arbeitsaufkommen hat.
Sie möchten noch genauere Informationen erhalten, was Sie bei einem Standortwechsel einer Messe beachten müssen? Eine Messe, an der Sie teilnehmen, wird in naher Zukunft den Standort wechseln? 2022 betrifft dies zum Beispiel die Eurobike, die von Friedrichshafen nach Frankfurt am Main zieht.
Wir unterstützen Sie gerne bei allen Fragen zum Standortwechsel und bei der frühzeitigen, reibungslosen Planung Ihres nächsten Messeauftritts. Sprechen Sie uns einfach an!
